Workplace manager, qui es-tu ?

Votre quotidien est-il fortement impacté par la crise sanitaire ?

Des entreprises viennent de prendre la décision du télétravail pour tous jusqu’au 1^er janvier. Certaines respectent une jauge. Les bureaux sont donc moins animés que d’habitude. Assez classiquement, les masques et le gel doivent toujours être disponibles à l’entrée et nous avons mis en place toutes les mesures nécessaires. En ce qui concerne l’aménagement des espaces intérieurs, nous avons apporté peu de modifications chez Walter car il s’agit initialement de notre point fort. Nous avons fait le choix de la place pour chaque individu ; les bureaux sont déjà larges – 1m20 minimum -, séparés des autres ; les espaces partagés sont plus vastes que dans les espaces de coworking classiques. Nous avons en plus mis en place toute les mesures nécessaire comme ôter des chaises dans la  cafétéria et les salles de réunion pour mettre des jauges maximums. Quitte à ne pas totalement remplir nos locaux, nous avons fait le choix du confort pour ce que nous nommons désormais du « proworking » : les gens sont avant tout ici pour travailler en flex sans les inconvénients de bruit et de promiscuité sur le lieu.

Quels liens entretenez-vous avec les utilisateurs ? 

Dans ce métier, il importe de s’intéresser aux gens et à leur entreprise sans pour autant être intrusif, comprendre pourquoi ils sont là et en quoi leurs attentes évoluent. Par exemple, certains se rendent dans l’espace alors qu’ils sont très souvent en déplacement et pourraient se contenter du télétravail à la maison. Mais ils trouvent un confort et une émulation qui les encouragent à venir. Il importe de continuer à comprendre les ressorts de leur motivation. Même en période de confinement, nous nous efforçons de garder le lien via des outils digitaux collaboratifs. Nous devons agir de même avec ceux qui viennent juste louer ponctuellement des salles de réunion. Parfois, il s’agit pour eux d’organiser un petit évènement pour lequel ils ne disposaient pas de locaux garantissant les distances de sécurité. Là encore, nous devons échanger pour leur formuler des propositions toujours plus pointues et pour les transformer en ambassadeurs. Dans ce secteur, le bouche à oreille est déterminant.

Quelles sont les principales missions du workplace manager ?

Difficile de répondre, tant le métier est multitâche et évolutif. Schématiquement, nous sommes là pour nous assurer que les gens sont à l’aise et que tout fonctionne autour d’eux. Nous faisons en sorte qu’ils se sentent écoutés, qu’ils constatent que les pertes de temps et problèmes autour d’eux – chauffe-eau en panne, stock de café épuisé… – sont résolus les uns après les autres. A ce titre, j’aime soumettre des propositions de nouveaux services : actuellement, nous mettons en place des services de livraison, plus demandés en temps de Covid. Une autre facette du métier est le côté commercial. Nous faisons visiter les locaux aux prospects, assurons les premiers contacts et montrons en quoi nous nous démarquons de la concurrence. Nous effectuons aussi la communication en ligne de l’espace, sur le site ou les réseaux sociaux, nous occupons du référencement web… J’ai en plus des tâches de développement, afin de dupliquer les bonnes pratiques dans les autres bâtiments gérés par Walter en France. Nous échangeons beaucoup avec les autres workplace managers chaque semaine afin de capitaliser sur les expériences et créer une vraie culture. De quoi partager les bonnes pratiques – en matière de logiciels de réservation de salles par exemple – et créer un vécu commun.

Pourrais-tu nous résumer ta journée d’hier ?

J’ai rédigé des devis, accueilli des artisans venus effectuer des réparations, reçu des clients pour une visite des lieux. J’ai contribué à organiser la logistique d’un séminaire de formation de 2 jours pour 14 personnes organisé par de nos entreprises cliente (accueil, repas, …). Je me suis occupée de divers projets comme les livraisons de fruits et légumes, publié sur Instagram ou Facebook. Comme chaque fois, j’ai aussi effectué des tournées dans les bureaux pour vérifier les besoins de chacun.

Quels sont les spécificités de Walter qui contribuent au bien-être des usagers  selon toi ?

Le premier se porte sur les relations humaines. Nos sites sont dans l’ensemble plus réduits que ceux de la concurrence : à Lyon 900 m², au Bourget-du-Lac 1 000 m² (immeuble Supernova), à Bordeaux 2 000 m² (bâtiment Unity). Cela crée forcément plus de contacts entre les utilisateurs et une ambiance plus intimiste. Le deuxième concerne les aménagements et le mobilier. Le pôle Workplace Design (architecture intérieure, décoration et mobilier de Patriarche), profite de nos retours d’expérience pour améliorer la conception des espaces et parfaire une réponse adaptée aux usages des clients. Walter sert de véritable laboratoire d’usages. Troisièmement, nous essayons au maximum de nous connecter au quartier et ses commerçants. De nombreuses boutiques livrent nos espaces à Bordeaux, au Bourget ou à Lyon : demain par exemple, nous nous faisons livrer les produits d’une fromagerie du coin sans frais de livraison et en profitant d’une promotion. Les occupants passent commande en ligne et emportent leurs marchandises le soir. Nous nous organisons de même pour les fruits et légumes, le pressing, la cordonnerie. Un ostéopathe va aussi venir 2 fois à Lyon cette semaine pour manipuler 4 personnes à chaque fois. Et petit à petit, nous adaptons l’environnement à ces prestations et à nos retours d’expérience. Au Bourget-du-Lac, SuperNova commandé par notre entité de promotion Bart et conçu par Patriarche comptera dans son offre un Rooftop pour faciliter la détente, des terrasses pour des cours de yoga, ainsi que des salles de sieste. A Bordeaux, le bâtiment Unity compte dans les parties communes une très vaste salle de réunion qui inclut un système de rideaux pour faciliter les séances de massages et d’ostéopathie. Il n’y a pas de moquette non plus pour qu’un coiffeur puisse opérer. Ce sont ces petits détails qui participent au bien-être des coworkés et ouvrent les sites à leur environnement direct.

Quels qualifications et compétences juges-tu essentielles pour ce métier ?

J’ai un Bac +5 – master entrepreneuriat et développement des entreprises, IAE Lyon. Cependant il n’y a pas encore de diplôme réellement défini pour ce genre de poste et d’ailleurs chaque workplace manager a sa propre sensibilité et apporte des choses différentes. Je ne dirais pas qu’il faut être extraverti, mais être doté de cette curiosité de l’autre. Cela doit être naturel. Les points communs sont peut-être la réactivité aux remarques, mails, coups de téléphone, la base bienveillante, des facilités à échanger, à tenir au courant des changements et améliorations – finalement la volonté d’améliorer constamment le service aux usagers. Je viens par exemple de proposer des conférences données par des entrepreneurs qui relatent leur aventure.

Walter